「業務のみえる化」を目的とした業務改善

佐賀県で人材派遣業を営む株式会社キャリアサプライ様は、業務に余計な時間がかかっており、一人ひとりの業務量に負荷がかかり過ぎているという課題を抱えていらっしゃいました。
原因は日々の慣習から抜け出せず、従業員がIT化や業務を改善する動きに抵抗感・違和感を感じており、メンバー間での情報共有がうまくできていなかったことによるものでした。
そこで「業務のみえる化」を目的とした、タイムカードでの勤怠管理方法の改善・アナログな状態からの脱却を目指し、業務改善をはじめました。

業務効率化へたどりつくための4つのステップ【まずは業務のみえる化が重要です】

まず業務効率化を進めるにあたって重要なことは、「現状把握」と「業務のみえる化」です。
業務の全体像を正しく把握し「何をどのように」合理化すれば成果が上げられるかを考察します。
ワクフリでは下記の4ステップを経て、企業様と確認をとりながら伴走し業務効率化につなげます。

1. 現状の把握
   業務内容をヒアリングさせて頂き、現状の業務を整理し、改善点を洗い出します。
2. 標準化
   属人化の防止を目的として、標準とする業務手順を定め共通化します。
3. 共有化
   標準化した業務手順を社内で共有します。
4. 効率化　（ITツールの導入）
   業務フローに沿ったITツールの導入と活用方法についてレクチャーいたします。

業務効率化に取り組むメリットや得られる効果

人材派遣業において業務効率化のために行ったITツール導入サポート・業務の整理で得られた効果とメリットは多岐にわたります。

＜お客様の声＞

• クラウド会計を使うことで紙で給与明細を渡す手間が省けた
• 年末調整が楽になった
• 労働時間の短縮で時間に余裕ができ、新規事業を立ち上げる新しい動きができた
• 紙をなくすことで紙の保管場所であった部屋が一つ空いた（アナログ業務からの脱却）
• ITの重要さにいち早く気がついた
• オンライン会議で時短となり、いつでも誰とでもつながることができるようになった

【まとめ】中小企業の業務効率化に関するお悩みごと、ぜひご相談ください

株式会社ワクフリは、中小企業の業務効率化・IT化の支援を行っています。
新型コロナウイルスの影響を受けオンライン化がますます進んでおり政府からテレワークを推進されている昨今。
「オフライン（対面など）の良さにオンラインをどう近づけるか？オフラインの満足度をどう上げるか？」ということを考えなくてはいけないと思っています。

IT化に順応し新しいツールを取り入れ、働きやすい環境作りを行った株式会社キャリアサプライの担当者様は「佐賀の企業を盛り上げるような会社になっていきたい・人もどんどん増やしたい・新しい事業を成功させたい」と仰っていました。佐賀にそういった企業が増えると人も定着して地域活性化の良いきっかけになりそうですね。

現在、打ち合わせさせていただく中小企業様は、対面での面談を希望される方がほとんどです。そういった、オンラインに抵抗感を感じている企業様こそ、私たちとのオンラインでのやりとりを「練習するよい機会」と捉えていただけたら幸いと思っております。
業務の整理やITツールの選定においてどうすれば良いか分からない……。
そんな風に悩んでいる企業様は多く存在していると思います。ぜひ私達にお話を聞かせてください。

執筆：PRライター ひのりほ