事例・コラム

【業務効率化・テレワーク】事務作業をどこでも簡単に!ピンチは変わるきっかけになる

提供:サガ・コア&カッター工業株式会社

新型コロナウイルスの影響による働き方の変化に伴い、必要とされるバックオフィスの効率化。 退職、転居、産休など従業員の離脱による人手不足。 これらはどんな業種・業態の企業でも持ち得る課題です。 では、このような課題をいったいどのように乗り越えていけばよいのでしょうか? 「業務効率化」「テレワークの導入」で大きな壁を乗り越えた、サガ・コア&カッター工業株式会社の事例をご紹介します。

【状況・課題】新型コロナウイルスによる激動の中で起こった主要メンバーの離脱

サガ・コア&カッター工業株式会社は、1999年に佐賀県内でカッター・コア工事専門業者として創業。
独自のアイデアを活用した多種多様なダイヤモンド工法を得意とし、橋梁補修・耐震補強工事、伸縮接手(ジョイント)の加工管理~新設補修工事なども手掛けています。
今回の取組みを推進されていた担当者の重松さんにお話を伺いました。

SISC

業務改善やテレワークに取り組もうと思った背景、きっかけを教えて下さい。

重松さん(サガ・コア&カッター工業)

新型コロナウイルスの影響により、リモート対応や時差出勤などが求められ、業務を円滑に回せるのか?といった不安が生じていました。

テレワーク環境を整えることや、業務の円滑化を図る必要性を感じていたときに主要メンバーの退職や産休も重なり、行動を起こすに至りました。

SISC

多くの企業が抱え得る悩みですよね。

具体的に、どういったことが課題でしたか?

重松さん(サガ・コア&カッター工業)

4名体制で事務処理業務を行っていましたが、その内1名が配偶者の転勤に伴う引っ越し、もう1名が産休に入るといったライフイベントでの離脱が決まったんです。

その2名はベテランの従業員で、新たに人を補充してスキル継承するには時間が足りない。

4名体制が2名体制となることが避けられない状況で、業務が回らなくなるという課題に直面しました。

【現状把握】複雑な課題の整理と明確な目標設定

危機感から様々なセミナーなどで情報を集めていた重松さん。様々なツールやサービスがある中で、なかなか自社に合うものがわからなかったそうです。情報収集の末、最終的にはコンサルティングに長けた業務改善支援を行う企業に依頼することを決定されました。

SISC

依頼先の決め手は何でしたか?

重松さん(サガ・コア&カッター工業)

自社の業務内容に合わせて柔軟に対応できるといったコンサル会社様のプレゼンに出会い、「これだ!」と思いました。

まずは課題整理から、導入ソリューションの選定、導入検証という流れを二人三脚のような形で進んでいきました。

SISC

パッケージされたツールやサービスだと、実際に行っている業務に合わず無駄が出たり、逆に「痒いところに手が届かない」といったこともありそうですよね。

ゴール・目標はどのように設定されましたか?

重松さん(サガ・コア&カッター工業)

まずは複雑に絡み合う問題を整理するため、明確な2つの目標を立てました。


<サガ・コア&カッター工業が立てた目標>

①クラウドサービスを活用した会計・経理・労務周辺の業務改善
 紙やEXCELで管理している社内情報の円滑な共有、各計算業務の工数削減と連携による効率化をする。

②テレワーク対応を可能にする社内体制の整備
 勤務場所に関わらず遠隔でも、社員同士あるいは顧客とのコミュニケーションが円滑に図れるようになる。

重松さん(サガ・コア&カッター工業)

それぞれの目標に対してありたい姿(理想)とそれを妨げる課題を抽出し、課題に関連する運用状況を整理しました。
これらを行うことで、適切なソリューションを選択する準備が整いました。

【課題解決のポイントと成果】課題と現状に合わせたソリューションを組み合わせ・検証

課題をしっかり整理して目標も定めたところで、いよいよ課題の解決に向けて取組みがスタート。
1つのシステムにこだわらず、整理した課題と現状に合わせた複数のソリューションを選択していったのだそうです。

  1. 基盤システムとなる『kintone』で情報を一元管理し、どこからでも見れる状況へ
  2. 『KING of TIME』を活用し勤務場所に縛られない勤怠打刻と管理、そのデータを連携した給与計算や会計の半自動化を『Money Forward』クラウドを活用し、事務作業の効率化へ
  3. コミュニケーションツールとして『ZOOM』や『Chatwork』を使用、顧客やメンバーとのコミュニケーションをリモートでも可能に
SISC

ツール選定の理由・ポイントはありますか?

重松さん(サガ・コア&カッター工業)

使いやすさが1番のポイントです。従業員メンバーで実際に使ってみて「合う/合わない」や余計な手間がかかってしまうようなこともあると思います。

使いやすさの観点で検証することで、より使いやすい別のツールを使うといった選択肢も出てきて、今後はより自分達に合った形へ整えていく予定です。

それぞれのソリューションはこの図のように活用していきました。

SISC

成果・効果はどうでしたか?

重松さん(サガ・コア&カッター工業)

これまで早見表などの紙を使って給与などの計算を実施していました。
それが初めてツールを使った時、あっという間にできたのが本当に驚きでした。最初は不安でしたが、人為的なミスもなくなり今まで何をやっていたんだろうという感覚です。

給与計算作業に関してはこれまで2.5日/月かかっていたものが、1時間/月で済むようになりました。
そのおかげで、従業員の育児や転居などのライフイベントへの対応もできるようになり、出先や自宅で簡単報告といった、様々な場面で柔軟に対応可能な働く環境を整えることができました。


<導入成果>
①事務作業にかかる時間が大幅に削減
②自宅や現場、出先(車内など)から事務作業やWEB会議が可能に

SISC

すでにかなりの効果を実感されているんですね。

では、今回の取り組みを通して良かった点や「ちょっと失敗したな」と感じたことがあれば教えてください。

重松さん(サガ・コア&カッター工業)

導入・検証を始める前に、課題の整理だったり実際の業務がどの程度時間がかかっているのかを記録しておくことが重要でした。そうすることで、どのソリューションがどの程度効率化に寄与したかを把握することができました。

反省点としては、ITでなんでもできると思って要望を詰め込んでしまい、結果的に複雑なソリューションになったことがありました。業務フローや最終的なアウトプットは何か?を意識しながら検証を進める必要があると思いました。

【今後の取組み】仕事に対する考え方も変化

SISC

今回の取り組みを経て、さらにチャレンジしてみたいことなどはありますか?

重松さん(サガ・コア&カッター工業)

今回の取り組みのおかげで、以前よりも生産性を意識するようになりました。自分のやるべき仕事は何なのか、この作業はアウトソーシングできるのではないか?という問いを持ちつつ仕事を進めています。

今は業務効率化できた分、新しい分野や別の種類の仕事を積極的に取ってくるといったことにチャレンジしています。

【まとめ】最初の一歩は課題整理から

今回の事例でご紹介した課題は、業種を問わず多くの企業が抱えている課題です。

しっかり課題を整理し適切なソリューションを選ぶことや、検証をしっかり行って今後につなげていくことが重要なポイントです。

まずはスマート化センターへ相談し、課題を整理する最初の一歩を始めてみませんか?

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